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　　二、 進(jìn)入K3主界面后，菜單上的“設(shè)置--主控臺(tái)編輯”是以所設(shè)置的計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的，即某一臺(tái)機(jī)器設(shè)置為特定的主控臺(tái)后，其他操 作員進(jìn)來時(shí)都是一樣的。這樣大家在不熟悉的機(jī)器上如果看不到自己所需要的模塊，首先要想到其主菜單的設(shè)置更改造成的。菜單上的“設(shè)置—選項(xiàng)”中允許多個(gè)主 采單同時(shí)存在是大家用得上的。如果你大部分時(shí)間只同時(shí)使用一個(gè)系統(tǒng)，則不選擇，如果你同時(shí)要打開多個(gè)界面，則選擇此選項(xiàng)。
主界面下有一個(gè)“我 的K3”，這一功能項(xiàng)可以將大家常用的幾個(gè)功能項(xiàng)放在這里來，不論是哪個(gè)子系統(tǒng)的明細(xì)功能，只要設(shè)為常用功能，以后就可以直接在這里使用，不需要跨模塊選 擇明細(xì)功能項(xiàng)�！拔业腒3”中還有一個(gè)即時(shí)消息中心，主要用于各操作員之間進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，如提醒有單據(jù)需要增加、修改或刪除等，讓各操作員間實(shí)現(xiàn)在線交 流。

　　三、 基礎(chǔ)資料  K3使用前，必須設(shè)置好基礎(chǔ)資料，基礎(chǔ)資料是運(yùn)行K3系統(tǒng)的基石，有點(diǎn)象做房子前要準(zhǔn)備好材料一樣�；�礎(chǔ)資料的準(zhǔn)備順序基本上就是系統(tǒng)默認(rèn)的順序。這個(gè)順 序沒有什么特別的，怎么著都行，你在需要時(shí)自動(dòng)提示你需要先處理哪一些。不過我還是要將一般處理順序說明一下，最好是：幣別、憑證字、計(jì)量單位、結(jié)算方 式、倉庫、倉位、部門、職員、科目、客戶、供應(yīng)商、物料。一些項(xiàng)目是有必錄項(xiàng)與非必錄項(xiàng)的，在前期我們可以只錄入必錄項(xiàng)，以后在需要時(shí)再錄入非必錄信息。 我原以為倉庫與倉位是一多對(duì)應(yīng)的，后來在操作中體會(huì)到，兩者是可以任意組合的。在設(shè)立倉位時(shí)，建議管理員到演示帳套中看一看兩者的區(qū)別與聯(lián)系，倉庫是在單 據(jù)表頭上的，倉位是在表體的，只有設(shè)了倉位管理的才需錄入倉位。由于上述特點(diǎn)，可以將倉位管理虛擬出來進(jìn)行一些其他的使用。
在客戶、供應(yīng)商、部門、職員、物料等中，其代碼可以隨時(shí)更改，在更改代碼后，其原有信息自動(dòng)過到新代碼之中。如果代碼分了級(jí)次，更改上一級(jí)次的代碼，其下級(jí)代碼成建制的都將相應(yīng)的上級(jí)代碼更改過來了。
對(duì)于代碼有兩點(diǎn)共性需要說明：一是代碼是以“小數(shù)點(diǎn)”來區(qū)分不同級(jí)次的，相同的點(diǎn)數(shù)為相同的級(jí)數(shù)，同一級(jí)中的代碼長短可以不一樣；二是同一核算項(xiàng)目的明細(xì)項(xiàng)盡可能的在級(jí)次和長度上保持一致。
中小企業(yè)職員建議分兩級(jí)，第一級(jí)表示部門，第二級(jí)是職員。這樣查詢起來方便一些，不過如果是使用了CRM系統(tǒng)且與K3系統(tǒng)集成的話，則不能使用小數(shù)點(diǎn)來作為分級(jí)了，因?yàn)镃RM中不認(rèn)這種分級(jí)，同樣的還有客戶也不能以小數(shù)點(diǎn)來區(qū)分級(jí)次。（對(duì)CRM的了解僅此而已）
科目  科目代碼的更改有自身的特點(diǎn)，其他項(xiàng)目的代碼隨時(shí)都可以更改，科目的代碼的更改就不一樣了。在科目使用后，其一級(jí)代碼可以改動(dòng)，除此外都不能改動(dòng)。
設(shè) 置科目要了解哪些屬性是用后可以更改的，哪些是不能更改的。如上述代碼除一級(jí)外都不能更改，同樣不能更改的有科目類別、數(shù)量金額核算、是否為現(xiàn)金科目和銀 行存款科目、是否出日記帳、余額方向、計(jì)量單位和所掛的核算項(xiàng)目。別的不易反復(fù)，最易反復(fù)的是科目所掛的核算項(xiàng)目，如原材料掛了物料這一核算項(xiàng)目，后來又 不想掛了，只在存貨核算中看明細(xì)就行了等等。今天我們一位同事就提出來，應(yīng)收帳款只掛客戶，不掛職員了，因?yàn)榛乜顣r(shí)誰也不便去看以前掛應(yīng)收時(shí)是哪一位職 員。如果出現(xiàn)了核算項(xiàng)目確實(shí)需要更改的話，可以新建一個(gè)科目，然后將余額轉(zhuǎn)到相應(yīng)的科目中去。
科目修改后不宜禁用，因?yàn)榭颇拷�用后，如果要查原�?shù)據(jù)的話，查詢不到。這一點(diǎn)與其他核算項(xiàng)目不一樣，其他核算項(xiàng)目在禁用后，是可以看到原來的數(shù)據(jù)的。
記住現(xiàn)金和銀行類科目不要勾上現(xiàn)金等價(jià)物，如果你以后在作現(xiàn)金流量表（總帳中的）時(shí)最后的現(xiàn)金凈增加額與總帳的不對(duì)，你可以到科目中查看一下是否將現(xiàn)金及銀行存款勾上了現(xiàn)金等價(jià)物，如果都勾上會(huì)記重的。
科目上一級(jí)代碼被作為明細(xì)代碼使用后，可以增加下一級(jí)代碼，其上一級(jí)的發(fā)生額及余額等自動(dòng)地被第一個(gè)增加的下級(jí)科目所繼承，其他項(xiàng)目也都如此。
科目應(yīng)注意的主要是以上幾點(diǎn)，常規(guī)的科目沒有什么可說的，這里說明一下我們幾個(gè)具體科目設(shè)置時(shí)的體會(huì)。
1、 往來科目最好掛核算項(xiàng)目，不設(shè)明細(xì)科目。往來科目指應(yīng)（預(yù)）收帳款、應(yīng)（預(yù)）付帳款、其他應(yīng)收（付）款。應(yīng)（預(yù)）收帳款、應(yīng)（預(yù)）付帳款可以考慮 同時(shí)掛上職員，其他應(yīng)收（付）款一般分2個(gè)二級(jí)科目：往來單位和職員。職員在核算項(xiàng)目中有，往來單位則需要增加。大家要熟悉在K3系統(tǒng)中可以增加核算項(xiàng)目 和輔助資料，這些會(huì)與系統(tǒng)默認(rèn)的一樣使用。增加往來單位后，在科目“其他應(yīng)收款—單位往來”中就可以增加其核算項(xiàng)目“往來單位”了。對(duì)于往來科目，我建議 大家不要設(shè)置預(yù)收帳款和預(yù)付帳款，其他應(yīng)付款在一般情況下也可以不設(shè)，這是一個(gè)純財(cái)務(wù)問題，供財(cái)務(wù)人員參考。
2、 購買并使用了倉存和存貨核算系統(tǒng)的單位，存貨會(huì)計(jì)科目可以不設(shè)明細(xì)，也不掛核算項(xiàng)目，只需一級(jí)科目就行了。由于憑證都是物流系統(tǒng)中過來，需要查詢明細(xì)帳時(shí)到存貨核算中查看就行了。
3、 銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用明細(xì)科目可以采用核算項(xiàng)目，而不按傳統(tǒng)的處理為明細(xì)科目，這樣一是可以將兩項(xiàng)費(fèi)用中的相同項(xiàng)通過的定的方式一并查詢，如要查業(yè) 務(wù)費(fèi)，不選擇科目、只選擇業(yè)務(wù)費(fèi)，就可以看到所有掛業(yè)務(wù)費(fèi)費(fèi)用科目的業(yè)務(wù)費(fèi)是多少，另外如果掛項(xiàng)目則可以使用“核算項(xiàng)目組合表”查看分部門或職員的銷售費(fèi) 用、管理費(fèi)用明細(xì)表。制造費(fèi)用也可以考慮與銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用一并使用核算項(xiàng)目。
4、 如果購買了固定資產(chǎn)系統(tǒng)的，固定資產(chǎn)資產(chǎn)和折舊只需設(shè)置一級(jí)科目即可。

　　客戶、供應(yīng)商   在開始使用時(shí)可以只錄入必錄項(xiàng)，非必錄項(xiàng)資料也同時(shí)錄入，不要都留在以后錄入。
客戶與供應(yīng)商的代碼建議 以各省的標(biāo)準(zhǔn)代碼作為第一級(jí)，第二級(jí)就到明細(xì)了。各省的代碼即身份證的前兩位數(shù)。有的同志偏好分為三至四級(jí)，第一級(jí)分國內(nèi)、國外，國內(nèi)的第二級(jí)為六大區(qū)域 的劃分，第三級(jí)是省份，第四級(jí)才是明細(xì)，其實(shí)前兩級(jí)沒有必要。國內(nèi)國外就兩個(gè)沒有必要，區(qū)域的劃分在各項(xiàng)目中也有。當(dāng)然省份在客戶和供應(yīng)商中也有，但由于 客戶與供應(yīng)商數(shù)量較多，以省份劃分開來容易理解。
在實(shí)際工作中許多同志有各自的考慮，如：按采購員所聯(lián)系的范圍或按供應(yīng)原輔材料的類別或按是 否外協(xié)來劃分供應(yīng)商，這都是不很科學(xué)的，他們認(rèn)為我只要點(diǎn)擊相應(yīng)的類別就可以找到我所要的供應(yīng)商等等方便自己的工作。如果按此分類各采購員工作的劃分是相 對(duì)的，同一個(gè)供應(yīng)商既做外購又做外協(xié)怎么辦，多個(gè)業(yè)務(wù)員與同一個(gè)供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)往來怎么辦。要想達(dá)到上述目的，建議大家細(xì)細(xì)品味一下客戶和供應(yīng)商的非必錄 項(xiàng)。就供應(yīng)商而言，你可以增加一條業(yè)務(wù)員來區(qū)分這個(gè)供應(yīng)商主要由誰聯(lián)系即可，此外系統(tǒng)在區(qū)域問題默認(rèn)的就很好了，將國內(nèi)與國外綜合起來分類，這樣簡單明 了。對(duì)于客戶與供應(yīng)商的處理，這里將我單位的做法供大家參考：

客戶、供應(yīng)商的錄入

一、 編碼規(guī)則
各單位統(tǒng)一將客戶、供應(yīng)商設(shè)為兩級(jí)，第一級(jí)為2位，第二級(jí)為3位。第一級(jí)以各省標(biāo)準(zhǔn)代碼為準(zhǔn)，有港澳臺(tái)及國外業(yè)務(wù) 的，可增加“港澳臺(tái)”項(xiàng)，代碼80；增加“國外”項(xiàng)，代碼85；實(shí)際業(yè)務(wù)時(shí)可能有一些不便處理的，如交易金額很小，且次數(shù)較少，沒有必要對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)管 理，但又要進(jìn)行出入庫管理的，可設(shè)置零星供應(yīng)商/客戶，現(xiàn)銷客戶/現(xiàn)購供應(yīng)商等，這些一級(jí)代碼歸為其他，代碼90。第二級(jí)各代碼之間適當(dāng)留些空間，以便將 相關(guān)的單位放在一起。
此外，關(guān)聯(lián)單位一級(jí)代碼統(tǒng)一為00，不按地域分類。
二、 項(xiàng)目錄入
單位名稱一定要填寫完整和規(guī)范，原則上以對(duì)方公章（財(cái)務(wù)章）為準(zhǔn)。經(jīng)常遇到有些單位改制的情況，名稱更改了的，將名稱字段改為新名稱，在簡稱處填寫“**年**月前稱******”。
地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真、郵編、郵件地址等如果有的話也錄入，未錄入的以后補(bǔ)齊。
往來單位均有區(qū)域選項(xiàng)，供應(yīng)商與客戶是一樣的選擇區(qū)域。系統(tǒng)默認(rèn)六大區(qū)域及港澳臺(tái)及國外項(xiàng)供選用，如有需要調(diào)整的，可以到輔助資料設(shè)置的區(qū)域中進(jìn)行調(diào)整。
公司領(lǐng)導(dǎo)及銷售部門需要的分區(qū)域銷售、分渠道銷售及客戶類型銷售等在客戶錄入時(shí)如何體現(xiàn)，還有無其他的需求。這種需求可以在系統(tǒng)中輕松完成，很有實(shí)用價(jià)值。通過輔助資料增加一項(xiàng)即可完成更多需求。
各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)可能對(duì)區(qū)域、銷售渠道、客戶類型不一致，不要緊，隨時(shí)可更改，更改之后即可查詢。
各省代碼如下（略）:

物料   物料的處理是各單位基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備的難點(diǎn)，往往久拖不決：一是物料從數(shù)量上較客戶供應(yīng)商或職員等其他核算項(xiàng)目都要多，二是單條物料錄入時(shí)要注意的項(xiàng)目多，三是不同崗位對(duì)物料的需求不一樣等等。
對(duì) 于物料，首先要確定的是編碼規(guī)則，編碼是按字母編還是按數(shù)字編，是按物料的屬性還是按設(shè)計(jì)圖紙編，是按定額單來分類還是按光機(jī)電等物料本身的屬性來分類， 是以物流為主分類還是按會(huì)計(jì)科目來分類等等都是大家討論的。財(cái)務(wù)人員、計(jì)劃人員、倉庫人員、采購人員都會(huì)有各自的意見，因此一定要民主集中，果斷從事。集 中的意思是避免議而不決，果斷從事是因?yàn)榇�碼以后隨時(shí)都可更改。在我們討論中，差點(diǎn)選擇了流水號(hào)的方式，足以顯得我們的無奈。其實(shí)選擇流水號(hào)也沒什么的， 代碼沒有什么實(shí)際意義的，真正有意義的是物料的屬性定義上，再者說，代碼以后還可以更改調(diào)整的，不會(huì)對(duì)工作造成大的影響，關(guān)鍵是名稱要規(guī)范且不要出現(xiàn)重 碼。
在這里我還是先將我單位的設(shè)置情況復(fù)述給大家，并對(duì)其中部分內(nèi)容進(jìn)行說明。
物料錄入

一、代碼
物料編碼統(tǒng)一按數(shù)字進(jìn)行編寫，所有編碼統(tǒng)一為4級(jí)，1-3級(jí)為2位（類），第4級(jí)為3位（明細(xì)）。所有編碼中間要留有余地 （中間空一些編號(hào)），包括類和明細(xì)，這樣以后可以將類似的新增物料放在一起。所有明細(xì)物料的編碼必須長度一致，以后確實(shí)不夠時(shí)再加。（說明：由于K3系統(tǒng) 是以小數(shù)點(diǎn)來區(qū)分級(jí)次的，所以長度可以任意增加，這與金蝶2000等是不樣的）
編碼一級(jí)代碼主要按會(huì)計(jì)科目需要分類：分為原材料-05、外協(xié)件-10、自制半成品-20、產(chǎn)成品-30、虛擬件-90。（說明：上述分類與會(huì)計(jì)科目以及物料屬性基本匹配，這對(duì)設(shè)置存貨科目及在存貨核算等處查看報(bào)表是很方便的）
大家要領(lǐng)會(huì)物料編碼與產(chǎn)品編碼、條形碼的關(guān)系。物料編碼與條形碼一般來說是一一對(duì)應(yīng)，產(chǎn)品編碼是一臺(tái)（套）為一個(gè)編碼�？梢岳斫鉃槲锪暇幋a為一種物料，如E2000D聯(lián)想筆記本電腦，產(chǎn)品編碼就是這種電腦的不同個(gè)體，一定不要將兩者混淆。
我們常指的產(chǎn)品編碼在K3系統(tǒng)中為序列號(hào)管理(電子行業(yè)版)，也可以通過產(chǎn)品批號(hào)來對(duì)應(yīng)產(chǎn)品編碼，不過批號(hào)得按產(chǎn)品編碼來錄入。（說明：我公司使用的是電子行業(yè)版本）
同一種物品，不要因?yàn)閮H僅是不同的供應(yīng)商而將其編為不同的編碼(有的價(jià)格也有一定的差異)。如果我們認(rèn)為區(qū)分開來很有必要，可以考慮用序列號(hào)或批號(hào)來處理。不同的供應(yīng)商提供的物品確實(shí)有區(qū)別，如外形、顏色等不一樣，我們應(yīng)將其編為不同的編碼。
在明細(xì)項(xiàng)中，盡可能將名稱相同的放在一起，如明細(xì)類為電子元器件，電阻編號(hào)為001-099，電容為101-199。如果電阻、電容種類很多，當(dāng)然可以增設(shè)類電阻類和電容類。在電阻和電容編碼中，盡可能按規(guī)格型號(hào)排序。
在 物料分類中，有一種情況要?jiǎng)澐智宄�。如：我們有四種物料：電腦、電腦主板、繪圖儀、繪圖儀主板。在這四種物料中，我們是將電腦主板放在與電腦一起編號(hào)還是 與其他主板一起編號(hào)，要有一致性。再如電源，我們是將所有含電源兩字的放在一起，還是將特殊電源與其主件放在一起（聲光電源）。
二、名稱   規(guī)格型號(hào)
名稱一定要統(tǒng)一規(guī)范，不要與型號(hào)連在一起用，由于名稱的不規(guī)范，極易出現(xiàn)重碼。
三、 物料屬性  是指該物料是外購、自制，還是外協(xié)件、虛擬件等。物料屬性是屬以后不能更改項(xiàng)。如果是自制品你選擇成了外購品，以后下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單、選擇成本對(duì)象時(shí)不能調(diào) 用，因?yàn)樵撐锪鲜峭赓徠�，不需生產(chǎn)；此外在制作備料單時(shí)不能作為父項(xiàng)。對(duì)于不清楚是外購還是自制的物料，可以選擇自制。如果倉庫中本身沒有一套電腦，而是 以顯示器、機(jī)箱等部件來進(jìn)行管理的，那么電腦就是虛擬件了。大家要了解不同模塊對(duì)屬性的劃分，如半成品、產(chǎn)成品在入庫時(shí)都稱為自制入庫核算，外協(xié)件、自制 件在出庫時(shí)都作為產(chǎn)成品出庫核算。如果還不清楚，可以看一看相關(guān)幫助文件。
四、單位  數(shù)量精度
系統(tǒng)支持雙計(jì)量單位，基本單位和常用單 位，其中基本單位是不能修改的�；�本單位與常用單位之有一定的換算關(guān)系，如：電線，基本單位是米，常用單位是卷，某種型號(hào)的電線一卷為100米，那么 0.2卷就是20米了。這里要注意如果同一種線每卷長度不一時(shí)要變通處理：如這一次進(jìn)的同一種線長度變成了150米，可變通為按1.5卷來處理，或者另行 編一物料代碼。
如果需要雙計(jì)量單位管理的特別少，可以不用雙計(jì)量單位，這樣在許查詢起來相對(duì)清晰一些。許多報(bào)表是同時(shí)反映基本計(jì)量單位與常用計(jì)量單位的。
數(shù)量精度通常為0，但是如果是重量、長度單位時(shí)，有時(shí)也有小數(shù)，我們要根據(jù)實(shí)際判斷哪些物料有幾位小位。
如果你在此將數(shù)量精度設(shè)為1，以后在錄入相關(guān)單據(jù)時(shí)，小數(shù)位數(shù)只能保留一位，實(shí)際確實(shí)需要2-3位時(shí)，須先將此修改后方可錄入。
建議小數(shù)位數(shù)原則上用兩種：0和2。
五、最低、最高、安全庫存
這三項(xiàng)庫存是管理者根據(jù)一定的情況判斷錄入的，這三項(xiàng)系統(tǒng)有默值，初始時(shí)將其設(shè)為0，對(duì)于單價(jià)較高或重要的物料該項(xiàng)要整理錄入，以加強(qiáng)物資管理。
六、銷售單價(jià)對(duì)于定型的產(chǎn)品都要將公司的報(bào)價(jià)錄入，這一價(jià)格自動(dòng)在錄入銷售訂單時(shí)出現(xiàn)。若再輸入折扣價(jià)(額)，就是實(shí)際交易價(jià)了。
七、 批次  目前看來，沒有必要設(shè)置此項(xiàng)，也就是不打鉤。批次選上后不能更改。批次選上后，每次出入庫都需填上批次。如果初始時(shí)選上了批次，但實(shí)際使用中沒有必要，因 不能修改此屬性，那么可以都用一個(gè)批號(hào)，如1。批次和序列號(hào)在入庫時(shí)手工錄入，且不能相同，在出庫時(shí)只能選擇使用，不能手工錄入。
八、保質(zhì)期  各單位如果有需要保質(zhì)期管理的物料，必須選擇此項(xiàng)并填上保質(zhì)期。若要選此項(xiàng)，須先選批次管理。保質(zhì)期一般用于食品醫(yī)藥行業(yè)，如果公司有人選擇此項(xiàng)，須及時(shí)反饋到我這里，以商討其必要性。
保質(zhì)期設(shè)定后不能更改。
九、計(jì)價(jià)方法、存貨、收入、成本科目代碼與財(cái)務(wù)有關(guān)，及時(shí)與財(cái)務(wù)聯(lián)系。計(jì)價(jià)方法設(shè)定后不能更改，設(shè)定的存貨科目代碼在“存貨核算系統(tǒng)—對(duì)帳”及自動(dòng)制作憑證等處要用的。
十、單價(jià)精度一般默認(rèn)為2，如果確有超過2位的，隨時(shí)可以更改。有的同志在錄入0.0567元時(shí)出現(xiàn)0.06元就是因?yàn)閱蝺r(jià)精度的問題。
十三、計(jì)劃資料主要是供進(jìn)行物料需求計(jì)劃使用的，有一定的獨(dú)立性，如果條件成熟的單位可以錄入，也可以以后錄入。
十五、條形碼  結(jié)合到條形碼的使用隨時(shí)錄入。
物料錄入有幾點(diǎn)要注意：
一、 可 以利用默認(rèn)功能，以提高工作效率并減少差錯(cuò)率。方法是：在物料核算項(xiàng)目類別屬性處對(duì)各項(xiàng)目設(shè)置其默認(rèn)值，這種辦法在期初集中錄入物料時(shí)很實(shí)用，如先錄入原 材料，那么將物料屬性設(shè)為“外購”，將存貨科目設(shè)為“123---原材料”，將計(jì)價(jià)方法設(shè)為“加權(quán)平均法”等等，待錄入產(chǎn)成品時(shí)，再將屬性改為“自制”， 將存貨科目設(shè)為“產(chǎn)成品”。
二、 大家要分別對(duì)待可更改項(xiàng)和不可更改項(xiàng)，對(duì)不可更改項(xiàng)要特別注意。
三、 盡可能避免重碼的發(fā)生。

上面講述的是基礎(chǔ)資料，他們有很多共同之處。其一，都可以通過引入功能進(jìn)行。如果你們的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)比較完整，并且能夠整理成比較規(guī)范的庫表結(jié) 構(gòu)（以Excel為例），那么可以將基礎(chǔ)資料直接引入。引入前先錄入一條記錄進(jìn)去，然后將其引出，再將現(xiàn)有數(shù)據(jù)按照引出的格式引入，記住先引入少量幾條后 再分批引入。引入時(shí)注意分析該項(xiàng)目（如職員）哪些是選擇項(xiàng)（如部門），哪些是手工錄入項(xiàng)（如姓名），選擇項(xiàng)必須有相應(yīng)的項(xiàng)目及具體內(nèi)容。如引入的職員表中 有辦公室、財(cái)務(wù)部等幾個(gè)部門，那么部門項(xiàng)目要先錄好辦公室、財(cái)務(wù)部后才能將部門引入，這也就是前面所述的錄入順序問題。引入中如果必錄項(xiàng)是空或不是系統(tǒng)認(rèn) 同的，則該條記錄不能引入。引入的代碼必須符合系統(tǒng)認(rèn)同的規(guī)則，所有的明細(xì)或下級(jí)必須有上級(jí)代碼。與引入相關(guān)的是一些同志喜歡改庫，我個(gè)人不贊同這樣做， 如果你確實(shí)在庫中寫初始數(shù)據(jù)，包括后來更改的，那么需要在操作界面上一條條地?fù)艋睿�否則系統(tǒng)認(rèn)為沒有這條記錄。
其二，大家可以看一看錄入基礎(chǔ)資料的菜單，都有對(duì)資料的修改（在屬性處）、刪除和禁用。在錄的資料被使用前，都可以進(jìn)行修改、刪除和禁用。但在使用之后，所有基礎(chǔ)資料均不能刪除但都能禁用，只有部分字段可以更改（大家可以回頭看看上述內(nèi)容或?qū)χ�演示帳套自已體會(huì)）。
其 三，大家可以看看基礎(chǔ)資料錄入修改界面的選項(xiàng)，前面3個(gè)容易理解，第4項(xiàng)“F7查詢默認(rèn)字段”如果選擇了名稱，則在使用過程中按F7查詢時(shí)并按F5搜索 時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)搜索的字段為名稱，否則為代碼。其實(shí)大家使用搜索多的是名稱。建議大家在今后當(dāng)入單據(jù)選擇查詢基礎(chǔ)資料時(shí)，要盡可能的使用搜索功能，從多角度 搜索幾次后，再新增基礎(chǔ)資料，這樣可以減少重碼。這幾個(gè)選項(xiàng)各項(xiàng)目均是一致的，只改一處即可，以最后更改的為準(zhǔn)，其認(rèn)同的是操作員，即某一操作員進(jìn)去的界 面是專有的。與界面相關(guān)的還有打印方案和套打設(shè)置是與計(jì)算機(jī)有關(guān)的，查詢過濾方案與操作員有關(guān)，單據(jù)自定義同一帳套所有人都是一樣的。
其四、在大 家發(fā)現(xiàn)不需用的核算項(xiàng)目后，能夠刪除的盡可能刪除，確實(shí)不能刪除的，將其代碼改到一特定的類中，注明原代碼是多少，然后禁用。所有核算項(xiàng)目使用后是不能刪 除的，因此要?jiǎng)h除某一核算項(xiàng)目，則需要將所有使用該項(xiàng)目的地方都改掉，然后刪除。例如有兩個(gè)客戶重錄了，我們可以通過查詢看哪一個(gè)使用較少，則易更改，然 后將要?jiǎng)h除的一個(gè)所有發(fā)生額全部都改為另一個(gè)后，再將其刪除。
如果大家是第一次使用K3系統(tǒng)，那么到了這里，你對(duì)核算項(xiàng)目的理解還很模糊，隨著后面對(duì)各系統(tǒng)的操作，你會(huì)對(duì)核算項(xiàng)目的理解越來越清晰。因此上述內(nèi)容在你使用一段時(shí)間后還需回頭再看兩個(gè)來回。

四、 系統(tǒng)設(shè)置    注意哪些是不能改變的，哪些是可以以后改變的。物流系統(tǒng)要啟用，第一步就是要設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)。該設(shè)置在系統(tǒng)設(shè)置—初始化---購銷倉存均可---系統(tǒng)參數(shù)設(shè) 置處。物流系統(tǒng)參數(shù)的兩項(xiàng)以后是改不了的：一是數(shù)量、金額核算的選擇，一般單位應(yīng)選擇數(shù)量金額核算，數(shù)量核算適用于只管理數(shù)量的分支機(jī)構(gòu)；二是庫存更新方 式的選擇，一般單位在開始認(rèn)為審核后更新好，其實(shí)在實(shí)際使用過程中，還是選擇保存后更新好。上述設(shè)置在錄入初始化數(shù)據(jù)后就不能再更改了。如果你選擇了審核 后更新，則在以后物流系統(tǒng)（一般稱購銷倉存為物流系統(tǒng)）中看到即時(shí)庫存與實(shí)物庫存不一致時(shí)就要想到這一點(diǎn)，就是有部分單據(jù)未審核造成的。還有一個(gè)特點(diǎn)，就 是不論單據(jù)是否審核，在臺(tái)帳中總是可以看到的，但在存貨核算系統(tǒng)中的材料明細(xì)帳等中則看不到，所以看到兩張表有差異時(shí)不要感到意外。
五、 在總帳 系統(tǒng)設(shè)置中，除會(huì)計(jì)期間啟用后不能更改外，其余以后均可以更改。設(shè)置中大部分選項(xiàng)意思清晰，這里只將我們遇到過的誤解說一下。當(dāng)時(shí)我們錄入憑證時(shí)不是每條 分錄都有摘要，且沒有選擇“明細(xì)帳（表）自動(dòng)繼承上條分錄摘要”，因此我在看一明細(xì)帳時(shí)，看到有筆業(yè)務(wù)與其摘要明顯有些異常，可謂百思不得其解，后來才注 意到是同一張憑證中所有未錄入摘要的分錄在明細(xì)帳中都自動(dòng)用上了第一條分錄的摘要，當(dāng)然文不對(duì)題了，如果我們選上了此項(xiàng)就不存在這個(gè)問題了�？値ぶ邢到y(tǒng)設(shè) 置選項(xiàng)很多，大家在使用一段時(shí)間后會(huì)覺得有些設(shè)置要調(diào)整，這時(shí)就要多到這里來看看，多多品味系統(tǒng)設(shè)置，其他系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置也一樣，特別是物流的。
六、 物流系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置其實(shí)都是一樣的，我們從系統(tǒng)設(shè)置—系統(tǒng)設(shè)置—購銷存—系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)去，可以看到這里所有都是隨時(shí)可以修改的，修改后單據(jù)按新規(guī)則編排。
首 先來看編碼規(guī)則。這里的編碼規(guī)則與基礎(chǔ)資料中的編碼規(guī)則不一樣，基礎(chǔ)資料中是針對(duì)基礎(chǔ)資料的，這里是針對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)的，是指業(yè)務(wù)單據(jù)的編號(hào)按什么規(guī)則自動(dòng)生 成。前后綴指以什么固定的內(nèi)容開頭尾，格式是指中間號(hào)碼多長。如果不填列格式，則編號(hào)會(huì)按流水號(hào)往來后數(shù)，到時(shí)候以編號(hào)排序時(shí)，10號(hào)會(huì)排到2號(hào)的前面 去。如果填寫了格式，如為“0000”，則單據(jù)編號(hào)會(huì)按“0001”、“0002”------ “0010”這樣排下去，在我們按編號(hào)排序時(shí)不會(huì)出錯(cuò)。編號(hào)長度建議以3-5年該單據(jù)的總數(shù)為限設(shè)置，不宜過長。
對(duì)于各個(gè)選項(xiàng)，我只想說一點(diǎn)，那就是單據(jù)編號(hào)可手工錄入，其他的沒有什么可多說的。建議大家不要允許手工錄入單據(jù)編號(hào)，其中對(duì)于采購和銷售發(fā)票本身有號(hào)碼，可以考慮在其單據(jù)上增加一個(gè)表頭，起名為原始編號(hào)或手工編號(hào)。增加表頭在單據(jù)自定義中進(jìn)行。
此處選項(xiàng)極為豐富，由于沒有接觸業(yè)務(wù)，不怎么好說，再者字面意思也很清楚，需要說明的是，系統(tǒng)管理員以后在什么考慮時(shí)或用上一段時(shí)間后就到這里來看一看，你會(huì)感到這里有很多你想要的內(nèi)容。
七、 初 始化  總帳初始化就是錄入其初余額，記住錄入完后一定要進(jìn)行平衡試算一下，需要指出的是，在初始化未完成時(shí)可以錄入憑證，但不能審核和記帳，因此初始化工作要盡 快完成。一些同志在發(fā)現(xiàn)有些科目設(shè)置不妥后將發(fā)生額、期初余額等修改刪除后，沒有使用相應(yīng)科目了，還是不能更改或刪除相應(yīng)科目，這時(shí)要想到在初始化的試算 平衡處試算一下。購買了應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)的，在總帳與應(yīng)收應(yīng)付中可以只錄入一次，然后對(duì)傳即可，不過要注意在總帳中所掛的核算項(xiàng)目在應(yīng)收應(yīng)付中必須有對(duì)應(yīng)的。 我就吃過這個(gè)的虧，在總帳應(yīng)收帳款科目下設(shè)了好幾個(gè)核算項(xiàng)目，其中一個(gè)在應(yīng)收款中沒有對(duì)應(yīng)的信息，在應(yīng)收款往總帳中傳入時(shí)就沒有成功，后來只得重來。
固定資產(chǎn)與其他系統(tǒng)不一樣，其初始化數(shù)據(jù)不在系統(tǒng)設(shè)置---初始化中錄入，而在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)—固定資產(chǎn)中錄入。
物 流系統(tǒng)初始化數(shù)據(jù)有四點(diǎn)：一是期初未入庫的暫估入庫單，該數(shù)據(jù)（金額）應(yīng)與財(cái)務(wù)的暫估應(yīng)付帳款一樣；二是期初未核銷銷售出庫單，該數(shù)據(jù)應(yīng)與分期收款發(fā)出商 品對(duì)應(yīng)，不過有的單位未作處理，仍掛在庫存中，這時(shí)就不需要錄入；三是期初委外出庫單，該數(shù)據(jù)應(yīng)與委外加工物資相對(duì)應(yīng)；四是期初的在產(chǎn)品成本，該數(shù)據(jù)與生 產(chǎn)成本余額對(duì)應(yīng)。前三點(diǎn)是啟用倉存系統(tǒng)所必須的，第四點(diǎn)是針對(duì)使用成本管理管理系統(tǒng)的。
物流系統(tǒng)結(jié)束初始化前，應(yīng)將相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，如：期初未入庫的暫估入庫單與財(cái)務(wù)的暫估應(yīng)付帳款核對(duì)；期初未核銷銷售出庫單與分期收款發(fā)出商品核對(duì)等。
上 述各分系統(tǒng)的啟用時(shí)間可以先后，其數(shù)據(jù)應(yīng)與啟用時(shí)間對(duì)應(yīng)。對(duì)于啟用系統(tǒng)時(shí)間，建議大家最先使用總帳及倉庫，其他系統(tǒng)視情況跟上，具體情況視各單位操作水平 及購買模塊而定，實(shí)施人員一般會(huì)提出一些建議，如果大家（指客戶）沒有實(shí)施過類似系統(tǒng)，望充分尊重實(shí)施人員意見，切不可想當(dāng)然地按自已的思路來做，也不要 想到實(shí)施起來很容易或者很難。
系統(tǒng)設(shè)置就介紹到這兒，后面描述各系統(tǒng)時(shí)再回頭來說明。

八、 物流系統(tǒng)的使用
物流從采購申請(qǐng)單開始說起。購買并使用了計(jì)劃系統(tǒng)的，大部分采購申請(qǐng)應(yīng)該是經(jīng)過MRP計(jì)算生成的，這里由于沒有說計(jì)劃，所以還是以手工錄入開始說。采購申請(qǐng)單就是采購計(jì)劃，即應(yīng)該買什么。采購申請(qǐng)單的錄入很簡單，把要買哪些物料，數(shù)量多少，要求什么時(shí)候到貨就行了。
錄 入工業(yè)單據(jù)有一些共性，在這里一并說了。K3數(shù)據(jù)分關(guān)聯(lián)生成和手工錄入；對(duì)于錄入項(xiàng)又分選擇錄入和手工錄入。凡是涉及基礎(chǔ)資料的，都是選擇錄入，如客戶、 物料等，這一點(diǎn)你在輸入一個(gè)數(shù)據(jù)后系統(tǒng)不認(rèn)同就知道應(yīng)該是選擇錄入了。選擇錄入的，直接按F7或點(diǎn)擊菜單上的查看。手工錄入項(xiàng)是沒有設(shè)為基礎(chǔ)資料或不便設(shè) 為基礎(chǔ)資料的，如日期、備注、用途等。其中有一部分是即可手工錄入，也可選擇錄入的，如備注；有一部分是在入庫時(shí)是手工錄入，出為時(shí)選擇的，如物料批號(hào)、 序列號(hào)等。選擇還是手工錄入，大家想到有這么回事即可，不要錄不進(jìn)去就感到驚異。
工業(yè)單據(jù)可以復(fù)制，方法是查詢到源單據(jù)后，點(diǎn)擊復(fù)制，然后修改即可，這對(duì)類同的單據(jù)錄入要加快錄入速度，提高錄入準(zhǔn)確率。單據(jù)還可以下推生成，這需要操作員同時(shí)具有操作源單據(jù)和目標(biāo)單據(jù)的權(quán)限。
工 業(yè)單據(jù)可以關(guān)聯(lián)生成，如關(guān)聯(lián)采購申請(qǐng)單生成采購訂單，這個(gè)以后大家經(jīng)常用到，關(guān)聯(lián)生成單據(jù)自上而下只能一對(duì)多，不能多張上游單據(jù)生成一張下游單據(jù)。這一點(diǎn) 對(duì)發(fā)票的生成有些不同，一張發(fā)票可以關(guān)聯(lián)同一單位的多張入庫單或訂單生成，但必須是同一單位的，且只能關(guān)聯(lián)入庫單、訂單或合同中的一種。說到發(fā)票，還有一 點(diǎn)與別的單據(jù)不一樣，就是上期物流未結(jié)帳，下期發(fā)票就不能審核。
說到單據(jù)的錄入，一并說說工業(yè)單據(jù)自定義和單據(jù)套打。工業(yè)單據(jù)自定義僅針對(duì)工業(yè)單 據(jù)，財(cái)務(wù)單據(jù)暫無自定義功能。自定義是指錄入界面自定義。如前面系統(tǒng)設(shè)置中所述的發(fā)票增加表頭即如此，有時(shí)我們認(rèn)為界面錄入項(xiàng)過多或過少，都可通過單據(jù)自 定義解決。在單據(jù)自定義中，可以將表體或表頭隱藏起來，如我們將收貨通知單的價(jià)格、金額隱藏起來，不讓收貨人員看到價(jià)格；也可以將我們常用的表體列移到前 面一些。不過提醒一下，在自定義單據(jù)中去掉一些表頭后，可能影響某些功能的使用，我曾在使用8.8.2版本時(shí)遇到過將銷售訂單的部門和主管隱藏后，不能被 關(guān)聯(lián)生成銷售出庫單。
說到發(fā)現(xiàn)這種原因的過程，大家可以借鑒一下。如果大家在某一功能使用時(shí)發(fā)現(xiàn)異常，對(duì)這種情況要進(jìn)行分析，將錯(cuò)誤現(xiàn)象描述清 楚，以便技術(shù)支持人員解決。異�，F(xiàn)象是所有計(jì)算機(jī)上均出現(xiàn)還是部分機(jī)器出現(xiàn)，是所有操作員使用都出現(xiàn)還是部分操作員出現(xiàn)，是客戶端出現(xiàn)還是服務(wù)器上出現(xiàn)， 是部分單據(jù)出現(xiàn)還是所有單據(jù)出現(xiàn)等等，由此自已就可以解決一些問題。如出現(xiàn)上述問題，首先要想到是部分單據(jù)不能關(guān)聯(lián)生成還是所有單據(jù)不能關(guān)聯(lián)生成，從什么 時(shí)候開始出現(xiàn)這種情況，在這段時(shí)間里進(jìn)行了哪些操作。經(jīng)分析，我發(fā)現(xiàn)一部分單據(jù)可以生成出庫單，不能生成出庫單的是某一時(shí)間以后的，且沒有部門及主管，由 此我想到可能是因?yàn)閱螕?jù)自定義出現(xiàn)的。不過到現(xiàn)在為止，沒有看到因自定義單據(jù)引起其他異常。
與單據(jù)自定義相關(guān)的還有單據(jù)套打，單據(jù)自定義是供大家 錄入用的，單據(jù)套打是供大家打印用的。單據(jù)自定義后所有用戶界面都是一樣，單據(jù)套打同一帳套是認(rèn)計(jì)算機(jī)的，這點(diǎn)在前面已經(jīng)提過。套打大體上可分為財(cái)務(wù)單據(jù) 和業(yè)務(wù)單據(jù)，風(fēng)格有點(diǎn)不一樣，不過所有套打都需進(jìn)行設(shè)計(jì)。在套打設(shè)計(jì)中，所有默認(rèn)的套打都不能更改的（改了之后不能保存），可以在更改后另存為一個(gè)文件即 可，單據(jù)套打很容易，與access報(bào)表設(shè)計(jì)極為相似。在物流中套打設(shè)計(jì)是工業(yè)單據(jù)套打設(shè)計(jì)中進(jìn)行的，設(shè)計(jì)好后，回到業(yè)務(wù)單據(jù)界面進(jìn)行套打設(shè)置即可；財(cái)務(wù) 單據(jù)即可在財(cái)務(wù)單據(jù)套打設(shè)計(jì)處設(shè)計(jì)，也可在應(yīng)用界面單據(jù)套打設(shè)計(jì)處直接進(jìn)行設(shè)計(jì)。
采購訂單的錄入與申請(qǐng)單差不多，可以理解為與供應(yīng)商簽定的具體合同，如果采用的話，可以將其套打成合同格式傳給對(duì)方。與訂單相關(guān)的兩個(gè)系統(tǒng)參數(shù)選項(xiàng)“訂單價(jià)格默認(rèn)為含稅價(jià)”及“采購訂單可追加執(zhí)行”在這里就有所體現(xiàn)了。
實(shí) 際工作中，采購訂單上的價(jià)格為含稅價(jià)，同時(shí)有的稅率為17%，還有的是6%、4%和0，因此業(yè)務(wù)員如果知道稅率為非默認(rèn)稅率時(shí)，應(yīng)將稅率填上，這樣在外購 入庫單關(guān)聯(lián)采購訂單生成時(shí)，暫估價(jià)格就相對(duì)準(zhǔn)確一些，這一點(diǎn)我以前一直沒有注意到。另外有的單位在訂單貨物都到后，采購訂單已經(jīng)關(guān)閉，還想再追加一些，這 時(shí)不想做采購訂單了，但在流程上又確定為外購入庫單或收貨通知單必須關(guān)聯(lián)訂單生成，這時(shí)可以選擇“采購訂單可追加執(zhí)行”。
在這里說一下關(guān)閉、作 廢、關(guān)聯(lián)等幾個(gè)的特點(diǎn)。關(guān)閉是指該單據(jù)已經(jīng)被其他單據(jù)全部關(guān)聯(lián)使用，或手工使用關(guān)閉功能將其關(guān)閉，關(guān)閉后的單據(jù)不能被關(guān)聯(lián)生成其他的業(yè)務(wù)單據(jù)，單據(jù)關(guān)閉是 以“訂單---出入庫單---發(fā)票”這條主線為基準(zhǔn)的。如采購訂單被收貨通知單、入庫單或發(fā)票關(guān)聯(lián)完后才會(huì)自動(dòng)關(guān)閉；銷售訂單在被采購申請(qǐng)單關(guān)聯(lián)后并不會(huì) 關(guān)閉。作廢很易理解，審核后的單據(jù)不能作廢。作廢的后果是該單據(jù)的數(shù)據(jù)在各種表中不作計(jì)算，但其關(guān)聯(lián)的單據(jù)如果已關(guān)閉，不會(huì)因此單據(jù)作廢而能再被關(guān)聯(lián)。關(guān) 聯(lián)與業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)相關(guān)，就是指某一單據(jù)根據(jù)什么來制作，由于發(fā)生了關(guān)聯(lián)，才能出現(xiàn)采購訂單執(zhí)行情況表等一系列管理報(bào)表，才能使用上查下查等查詢功能。
外購入庫有一拆單/合并的功能項(xiàng)，這主要是用于與發(fā)票審核的。在一張入庫單并不在一張發(fā)票上的時(shí)候，且該入庫單又不能修改的情況下就需要拆單了。拆單在入庫單查詢處，選擇拆單即可。類似的還有銷售出庫單。
在 各系統(tǒng)中都有系統(tǒng)設(shè)置好的報(bào)表供大家使用，大家要多用多想，各種表在什么情況下適用，為了使用該表功能，哪些設(shè)置應(yīng)注意。如：為了能看到庫存ABC表，必 須選擇數(shù)量金額核算和金額在倉存可見。又如倉存系統(tǒng)中的臺(tái)帳只要做了單據(jù)就有反映，而在存貨核算系統(tǒng)的材料明細(xì)帳中只有審核了的單據(jù)才有反映；臺(tái)帳中只有 上月結(jié)帳后才能將上期余額帶過來，而即時(shí)庫存數(shù)量是不論結(jié)帳與否的都算在內(nèi)的；還有就是銷售毛利潤表（銷售系統(tǒng)中）與銷售毛利潤匯總表（存貨核算系統(tǒng)中） 的差異，物料收發(fā)匯總表與收發(fā)業(yè)務(wù)匯總表的差別。大家可能用得少的有物料收發(fā)日?qǐng)?bào)表，這張表很實(shí)用，能反映任意日期間的收發(fā)情況，而一般的表是以期間 （月）為周期的。把所有的表都看過了，才知道他們之間的異同，才知道哪些是你所要的。
特別要提出來的是銷售毛利潤表和銷售毛利潤匯總表，毛利潤表是按選定期間的發(fā)票和出庫數(shù)的對(duì)應(yīng)數(shù)；毛利潤匯總表是以發(fā)票上的數(shù)量為基礎(chǔ)，計(jì)算出對(duì)應(yīng)的銷售出庫成本，這個(gè)表就是財(cái)務(wù)所需的銷售利潤明細(xì)表，充分體現(xiàn)了配比原則的一張表。
系 統(tǒng)自身的表并不能完全滿足大家的需求，還有一個(gè)辦法幫助大家補(bǔ)充報(bào)表功能，那就是查詢分析工具，每個(gè)物流子系統(tǒng)中都有。這個(gè)工具可以將序時(shí)薄中的信息通過 二維表的方式表現(xiàn)出來，方法很簡單，按引導(dǎo)操作即可。如果上述辦法還不能做出你所要的報(bào)表，你只能進(jìn)行二次開發(fā)和其他方式補(bǔ)充了。

存貨核算系統(tǒng)   這一系統(tǒng)與購銷存有很大的區(qū)別，一般大家認(rèn)為這是物流管理中的模塊，主要由業(yè)務(wù)部門來處理，我認(rèn)為是不正確的。存貨核算和成本管理主要以財(cái)務(wù)人員使用和管理為主，特別是存貨核算系統(tǒng)，涉及的地方較多，要特別說一說。
期 初金額調(diào)整用于處理金額異常的情況。在暫估價(jià)格與發(fā)票價(jià)格不一致等情況下，會(huì)出現(xiàn)期末期初單價(jià)極為異常的情況，有的單價(jià)奇高或奇低，有的甚至是負(fù)數(shù)。這時(shí) 就需要做金額調(diào)整單來處理，否則在存貨核算或做憑證時(shí)不能通過。我就遇到過這樣幾種情況，單價(jià)是負(fù)數(shù)在存貨出庫核算自然是通不過的，不過還好有錯(cuò)誤提示； 在存貨核算中做憑證時(shí)，如果單據(jù)中有一條金額為0，則不能制作憑證。我們的一個(gè)物料價(jià)格不到1分錢，最后在憑證中怎么也調(diào)不出來，開始想不到這一點(diǎn)。在特 殊情況下需要只錄入金額，不錄入數(shù)量的情況下，也可通過金額調(diào)整來實(shí)現(xiàn)，因?yàn)槌鋈霂靻螕?jù)是必須有數(shù)量和金額的。目前系統(tǒng)還存在因四舍五入造成只有幾分錢而 無數(shù)量的情況，也要通過調(diào)整單來處理。
外購入庫核算就是對(duì)發(fā)票與對(duì)應(yīng)的入庫單間的差額進(jìn)行核算的，當(dāng)兩一致時(shí)（不需要進(jìn)行核算），在入庫單與發(fā)票 不是同期到達(dá)時(shí)，兩者差額會(huì)自動(dòng)形成一張外購入庫補(bǔ)差單，只有金額，沒有數(shù)量。這張單據(jù)在外購入庫單查詢中是看不到的，開始使用K3系統(tǒng)時(shí)，看到材料明細(xì) 帳中有這張單，而在入庫單查詢中怎么也找不到，著實(shí)緊張了一陣子。
存貨估價(jià)入帳是將本期沒有來發(fā)票的入庫單填上金額。由于種種原因，外購入庫單沒有單價(jià)，這時(shí)你就需要在這里錄入，同時(shí)可以修改已有的單價(jià)和金額。只要錄入或修改完單價(jià)，暫估入庫入帳就處理完了。委外入庫、其他入庫與此類似。
自制入庫核算就是根據(jù)成本計(jì)算的情況將自制品的成本填列上去，核算時(shí)里面會(huì)自動(dòng)有一些物料及數(shù)量，這些都是當(dāng)期產(chǎn)品入庫單的匯總數(shù)。根據(jù)該數(shù)量填上單價(jià)即可。
更新無單價(jià)單據(jù)是用來快速處理無原單的紅字出庫單等的單價(jià)的，根據(jù)其提示選擇即可。如果仍不能解決單價(jià)問題，象紅字銷售出庫單單價(jià)只能手工錄入了。
材 料出庫與產(chǎn)成品出庫核算是差不多的，那是按照開始設(shè)好的物料計(jì)價(jià)方式計(jì)算出庫的成本。材料是指物料屬性為外購的那一部分物料，其他的均為產(chǎn)成品出庫核算。 所有物料出庫單在制證前都要經(jīng)過出庫核算后進(jìn)行，而不能以出庫單上錄入的價(jià)格為準(zhǔn)。物料經(jīng)過出庫核算后，出庫單的價(jià)格變?yōu)橄到y(tǒng)核算的價(jià)格，因此在錄入出庫 單可以錄入價(jià)格，也可不錄入價(jià)格。
憑證處理要注意單據(jù)必須審核，該經(jīng)過核算的必須經(jīng)過核算，最好是所有的單據(jù)都經(jīng)過核算后再制證。制證中暫估沖回 是沒有憑證模板的，或者說系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)好了對(duì)應(yīng)的模板，大家只在系統(tǒng)設(shè)置的暫估沖回選擇相應(yīng)的種類就行了。還有一點(diǎn)就是前面說的，所有的單據(jù)中每條分錄金額 都不能為0，否則就不能制證。
自動(dòng)制證要特別注意哪些科目、金額不能改動(dòng)，如做出入庫單據(jù)憑證時(shí)，其對(duì)應(yīng)的物料科目不能改動(dòng)，別的科目可以改動(dòng)， 否則帳就對(duì)不上；在處理銷售收入憑證時(shí)，收入科目就不要改動(dòng)；在固定資產(chǎn)、應(yīng)收款等系統(tǒng)中都要分析哪些科目和金額是可以改動(dòng)的。順便提一下，如果總帳中未 設(shè)物料明細(xì)帳，則總帳不能直接制作存貨科目類憑證，存貨類憑證只能在存貨核算系統(tǒng)中自動(dòng)生成，且科目和金額不得改動(dòng)，否則在期末處理的對(duì)帳中就對(duì)不上。
存 貨核算中的期末處理有一個(gè)對(duì)帳功能，就是將總帳與物流帳核對(duì)，大家在做完所有憑證后，結(jié)帳前到這里查看一下，看是否一樣，不一樣的要分析原因。其實(shí)只要大 家把握住所有的物流憑證做完后，不修改物流存貨科目和修改其金額就行了。大家可以自已總結(jié)一下，還有幾處對(duì)帳的的地方要注意。
大家在第一次使用材料出庫核算和期末結(jié)帳很不易通過，就是由于上述幾種原因造成的。
銷 售系統(tǒng)與采購系統(tǒng)是對(duì)應(yīng)的，但又不一樣。如銷售系統(tǒng)一般使用應(yīng)收款系統(tǒng)來管理合同，訂單與合同關(guān)聯(lián)，因?yàn)檫@樣可以反映出欠款情況。但應(yīng)用應(yīng)付款系統(tǒng)一般很 少，所以訂單一般不必關(guān)聯(lián)采購合同來做。另一點(diǎn)是采購系統(tǒng)中的已入庫但未來發(fā)票的有暫估入庫來處理，但銷售系統(tǒng)中就沒有對(duì)應(yīng)的功能。其實(shí)在銷售系統(tǒng)中，如 果按正常方式處理也很好做，如已出庫但未開發(fā)票的在分期收款發(fā)出商品中處理，這樣就將業(yè)務(wù)完整的反映了，即及庫存也會(huì)是正確的，很多單位就是因?yàn)闆]有開發(fā) 票，所以不做銷售出庫單，使得即時(shí)庫存不準(zhǔn)確。這里有一點(diǎn)要強(qiáng)調(diào)，就是不論什么情況，只要是實(shí)物辦理了出入庫，就要在系統(tǒng)中處理，要保證即時(shí)庫存是正確 的，這是K3物流管理的基礎(chǔ)。
在材料出庫中，我們要注意出庫的種類，是生產(chǎn)領(lǐng)料還是開發(fā)或行政領(lǐng)料。是生產(chǎn)領(lǐng)料的要填上成本對(duì)象，這樣不論你是否 使用成本系統(tǒng)，生產(chǎn)材料都會(huì)方便地歸集到對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品中；是其他領(lǐng)料的，最好注意是用于什么領(lǐng)料。注意在其他出入庫中，可以進(jìn)行分類，一般將其他出庫分為： 開發(fā)領(lǐng)料、行政領(lǐng)料、參展試用領(lǐng)料等，財(cái)務(wù)根據(jù)不同的領(lǐng)料類別處理憑證。
對(duì)于出入庫退回，應(yīng)做對(duì)應(yīng)的紅字單據(jù)，不要做成相反的藍(lán)字單據(jù)。如：銷售退回應(yīng)做紅字銷售出庫單，不能做入庫單，這樣做了憑證后可以沖回對(duì)方的應(yīng)收帳款，使應(yīng)收款保持正確性。同樣外購入庫發(fā)生退貨時(shí)也應(yīng)類似處理。
說到退貨，有兩種情況，一是對(duì)方送貨來后還未入庫就已經(jīng)退給對(duì)方了，另一種是入庫后退回給對(duì)方。作為實(shí)物管理人員，只想到是退貨了，做單據(jù)時(shí)就易誤做。記住入庫前退貨的制作退貨單，入庫后退貨的做紅字入庫單。
曾 有這種情況，我們公司與客戶簽定了一筆合同，其中含有一套電腦，因電腦在當(dāng)?shù)丶纯少徺I，因此合同中有電腦，對(duì)方付款時(shí)含有電腦，實(shí)際發(fā)貨時(shí)沒有電腦。這樣 造成銷售訂單中電腦長期未出庫，后來才知道，電腦票早就報(bào)銷入帳了。類似情況大家要注意，做一個(gè)虛擬入庫和虛擬出庫即可，這樣采購發(fā)票有對(duì)應(yīng)的入庫單，銷 售發(fā)票有對(duì)應(yīng)的出庫單。
在日常錄入單據(jù)時(shí)，單據(jù)較長的，錄入一部分后保存一次，這樣防止突然中止服務(wù)等現(xiàn)象。
對(duì)于所有業(yè)務(wù)處理，管理員應(yīng)有一個(gè)總體的設(shè)計(jì)，這就是系統(tǒng)中的流程設(shè)計(jì)了，下面對(duì)流程設(shè)計(jì)作一個(gè)簡要說明。

刪除工業(yè)單據(jù)后，號(hào)碼不會(huì)自動(dòng)填 補(bǔ)，而憑證號(hào)刪除后，自動(dòng)要求補(bǔ)錄；